¿Las reuniones vecinales de tu condominio tienen menos asistencia que la función matiné en lunes? ¿Los votos para elegir a la nueva mesa directiva se cuentan con una mano? Sin duda la participación vecinal es importante para la transparencia del condominio.Es una tarea difícil lograr quorum en las reuniones por apatía, poco interés, pereza o flojera, si bien no todas las reuniones son importantes. Es importante programar las reuniones vecinales para temas realmente relevantes.
¿Son realmente necesarias las reuniones y asambleas?
Depende del tema, cuando son decisiones importantes las que se van a tomar, por ejemplo:
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Conflictos frecuentes entre vecinos
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Elecciones o votaciones para nuevos miembros
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Aumento de cuota
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Contratación de nuevos proveedores
Las juntas son importantes para generar participación por parte de los vecinos y para involucrarlos en las decisiones, haciéndolos sentirse parte de la comunidad. Hay que tener en cuenta que la existencia de las juntas son importantes por el sólo hecho de vivir en comunidad y con responsabilidades y beneficios compartidos. Esta es precisamente la razón por la cual los residentes de condominios necesitan estar involucrados, la tarea más importante de la administración y la mesa directiva es lograr involucrar a los residentes, y hacer que no sólo sea fácil, sino que voluntariamente asistan y deseen participar.
Algunas ideas que proponemos para incentivar la participación de los vecinos son:
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Encuestas y votaciones online
En los casos que se tengan que tomar decisiones importantes, podemos emitir una votación online por correo o por medio de una aplicación, así hacemos más rápida la respuesta del vecino (sin que tenga que asistir a una reunión) por medio del voto virtual, permitiéndoles participar desde el trabajo, fuera de la ciudad o donde se encuentren.
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Presenta a los nuevos miembros y sus propuestas
En las comunidades de condominios grandes, los residentes no pueden saber quién está en la mesa directiva del condominio o quienes están postulados para las votaciones. Una reunión y un saludo podrían aumentar el interés en las elecciones, y de igual manera la de los residentes.
Si usted tiene un área común agradable, planee unas horas el fin de semana o una noche de la semana para presentar a los miembros de la mesa y permitir que los residentes los conozcan. Hazlo divertido y ofrece botanas. La comida gratis es un incentivo cuando se trata de aumentar la asistencia en las reuniones.
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Avisos anticipados
El aviso anticipado es bueno para que la gente sepa cuándo hay votaciones, pero viene con una advertencia. Demasiado aviso, sin un seguimiento o dos, puede dejar a la gente el tiempo para olvidarse de una reunión de la asociación y las elecciones de la junta del condominio.
Cada quien conoce a su comunidad, hay que identificar como saber llegarle a los vecinos y porque medios para incentivar su participación.
