La comunicación es clave para la administración de las comunidades residenciales, de esta manera podemos tener vecinos más contentos. Un plan de comunicación nos ayudará a disminuir los problemas entre las personas que vivimos en residenciales y los administradores.
Los problemas que hemos visto con más frecuencia son:
- Poca información proporcionada de las reuniones o decisiones tomadas en la comunidad
- Muy pobre respuesta de las mesas directivas y administradores cuando se requiere información por parte de los vecinos
- Reportes financieros con poca información
- Gastos de mantenimiento o pagos de servicios con precios fuera de lo común
Las personas tenemos muchas responsabilidades en nuestros trabajos y todavía tener más problemas con los vecinos y administradores es muy tedioso. Por eso las administradoras deben ser los primeros preocupados por informar y comunicar a la comunidad lo que sucede el día a día.
Recordemos que la buena comunicación es una habilidad que puede ser desarrollada fácilmente y fortalecida con las herramientas correctas. Así que empecemos con un plan de comunicación hacia afuera con algunos consejos:
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Entiende lo que vas a comunicar
Hay que ser concreto y claro con nuestro mensaje. Sea el medio un correo, SMS, hoja debajo de la puerta debe ser un mensaje para evitar confusiones entre vecinos. Utiliza títulos que generen interés al leerse y que expliquen el cuerpo del mensaje.
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Utiliza lenguaje indicado
Sabemos que hay que ser profesionales con nuestros mensajes, por lo que el modo en que nos comunicamos debe ser acorde a la comunidad, sin cantinflear ni utilizar palabras rimbombantes. No hay que dejar duda de lo que se está comunicando, por lo que tampoco nos podemos extender con más de una hoja, salvo que sea un comunicado que lo merezca.
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Comunica los resultados y logros
Utiliza los medios de comunicaciones que están al alcance para enviarles las minutas de reuniones, adquisición de equipo, contratación de nueva empresa-servicio-personas para que estén familiarizados con el nuevo personal.
Si los trabajos de mantenimiento fueron realizados hazles saber. El vecino estará más satisfecho con el trabajo de la administración por los resultados que ve, de otra manera sólo habrá comunicación cuando sucedan problemas y busquen ayuda a la administración.
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Planea las reuniones
Si tienes ya programado la calendarización de los eventos con los vecinos, publícalo en un calendario, de igual manera las tareas de mantenimiento que requieran conocer los vecinos. Todo lo que se cumpla en una fecha lo puedes publicar, recuerda que entre más enterados estén los vecinos, menos dudas habrá sobre tu trabajo.
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Solicita retroalimentación
Aunque puede ser un arma de dos filos, los vecinos regularmente se sentirán tomados en cuenta si les preguntas opinión sobre tu trabajo y de los demás involucrados en el residencial. Puedes realizar encuestas en línea o en las reuniones pedirles evalúen tu trabajo para detectar las áreas de oportunidad.
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Utiliza la tecnología
El internet debe ser tu mejor aliado, hay un sinfín de herramientas que nos pueden apoyar como medios de comunicación, sistemas de encuestas, programación de tareas, calendarización de eventos, proyecciones financieras, planeación de gastos, entre otras labores que tienes día a día.
